山东管理学院采购管理办法

（鲁管院发〔2017〕49号  2017年9月15日）

第一章  总  则

第一条  为规范学校采购行为，根据国家相关法律、法规和《山东省政府采购预算单位内部控制管理规范》（鲁财采〔2016〕48号），结合我校实际，制定本办法。

第二条  采购是指利用学校资金3万元以上通过公开招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式以合同形式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托等。学校范围内的所有采购活动均适用本办法。

货物是指各种形态和种类的物品。

工程是指基建工程，存量建筑的修缮、装饰工程，系统集成及网络工程等。

服务是指除货物和工程以外的其它采购对象。

第三条  业务主管部门是指包括教学、科研、保障等按职能划分实施管理并拥有支配、使用经费职权的部门、单位。

使用单位是指学校批准设立的部门、单位。

第四条  学校采购项目的立项按职能由业务主管部门负责，使用单位提交需求并参与采购活动。

第五条  任何单位和个人不得将依本办法必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他方式规避招标。

第二章  组织机构及职责

第六条  学校采购实行“统一领导、归口管理”和“监督管理与操作执行相分离”的运行机制。

第七条  以下事项提交党委会或院长办公会审定：

（一）采购工作的规章制度。

（二）学校年度采购项目的立项。

（三）临时追加的采购项目。

（四）纳入省财政预算的采购项目。

（五）因学校需要采取自行采购方式的项目。

（六）其他需要党委会或院长办公会审定的采购事项。

第八条  学校资产管理处、监察处、业务主管部门、使用单位及相关人员共同组成招标采购小组。

第九条  资产管理处负责学校采购工作的组织和实施，主要职责是：

（一）协助业务主管部门和使用单位进行项目立项；

（二）汇总全校采购立项申请，建议采购方式，按审批程序报学校批准，形成学校下年度采购计划；

（三）启动招标程序，负责采购过程的组织管理；

（四）组织采购文件、合同的起草；

（五）负责采购有关材料的管理及归档；

（六）督促检查合同履行情况，按规定组织验收，出具验收单；

（七）负责政府采购系统专网的管理工作。

第十条  业务主管部门的主要职责是：

（一）科学合理确定采购需求；

（二）负责采购项目立项；

（三）负责项目的调研论证，形成采购报告，完成审批手续；

（四）按规定参与采购的全过程；

（五）负责采购合同草案的核实工作；

（六）代表学校与成交供应商签订合同；

（七）履行合同，做好项目验收的相关工作；

（八）办理固定资产登记与财务报销手续。

第十一条  监察处负责按相关规定对采购活动和合同履行等进行监督。

第十二条  审计处负责对基建、修缮工程等项目按《山东管理学院基建及修缮工程项目审计实施办法》进行审计。

第十三条  财务处负责安排采购预算资金；负责政府采购项目预算的上报工作；负责督促采购预算的执行；负责对项目经费来源、付款手续等资金使用的合规性进行审核。

第十四条  参加招标评审工作的采购人代表，由业务主管部门负责人或由业务主管部门在校内相关专业人员中推荐一人担任。

学校自行组织招标活动的评审专家，由资产管理处会同相关部门从业务主管部门、使用单位及相关领域的校内外专业人员中选定。

第三章  采购的组织形式

第十五条  采购分为省政府采购和学校自行采购两种组织形式。

（一）省政府采购是指学校已经上报山东省政府采购预算的项目，依法由省政府采购中心或委托的社会代理机构组织实施。

（二）学校自行采购指学校未列入省政府采购预算的项目，由资产管理处或委托社会代理机构组织实施。

1.学校基建工程项目依法进行招标，基建的校内采购行为在另行制定办法之前依本办法执行。

2.其它采购按要求及相应的采购方式实施。

第十六条  采购的主要方式

（一）公开招标；

（二）邀请招标；

（三）竞争性谈判；

（四）竞争性磋商；

（五）询价；

（六）单一来源采购：单一来源采购方式需经学校业务主管部门进行充分论证，并报资产管理处或上级主管部门批准；

（七）法律、法规规定的其他采购方式。

第四章  工作程序与经费管理

第十七条  工作程序

（一）采购立项。

业务主管部门在广泛收集需求和充分调研的基础上提出立项申请。

（二）编制采购预算。

1.资产管理处汇总各业务主管部门立项申请，与财务处协同编制采购预算，经党委会或院长办公会批准立项后形成下年度采购计划，列入预算；

2.财务处在资产管理处协助下报省政府采购预算，资产管理处按省财政批准下达的指标执行；

3.未列入政府采购的项目由资产管理处和业务主管部门按规定共同组织采购。

（三）考察论证，提交采购报告。

业务主管部门在使用单位配合下细化立项申请中的技术参数，会同其它相关职能部门对需求和市场状况进行调研、论证，提交采购的物资设备品种、质量标准、规格参数、需求数量、预算金额等内容的采购报告。

（四）采购实施，启动招标程序。

1.属于省政府采购的项目，由省政府采购中心或委托的社会代理机构编制招标文件，发布采购信息，接受投标报名，组织开标、评标、定标，发布中标公告。

2.属于学校自行采购的项目，由委托的社会代理机构或资产管理处编制采购文件，发布招标信息，接受投标报名，组建评审专家委员会（小组），组织开标、评标、定标，发布中标公告。

（五）采购合同签订与执行。

中标（成交）供应商确定后，资产管理处或社会代理机构在规定时间内起草合同并会同业务主管部门与中标（成交）供应商商议条款。合同经相关部门审核确认后，由业务主管部门负责人代表学校签字，并会同使用单位执行合同。

（六）验收、资产登记及支付货款。

（七）质保期满退付质保金。

（八）除涉密情形外，严格按照《山东省政府采购信息公开管理暂行办法》有关规定，对采购项目的采购需求、采购预算、采购文件、采购结果、采购合同和履约验收情况全部予以公开，确保采购过程的公开、透明、可追溯。

第十八条  临时追加采购及应急事件采购处理。

（一）调整政府采购预算，按政府采购要求实施：业务主管部门将学校批准的采购立项报告交财务处，按上级规定要求调整政府预算，资产管理处在采购指标下达后组织实施。

（二）学校自行采购：由资产管理处与业务主管部门组织实施。

第十九条  学校采购应当按照批准预算执行，专款专用。采购项目经费由省财政支付的，按政府采购相关规定支付；由学校支付的，按《山东管理学院经费报销审批办法》执行。

第二十条  加强对捐赠资金或设备的管理。

（一）对使用捐赠资金进行的采购，按照本办法规定执行；

（二）鼓励校外单位或机构向学校捐赠设备等物品。

第二十一条  对合作投资项目的资金和设备，须经业务主管单位会同使用单位进行充分论证，确保投入资金和设备的合理利用。

第二十二条  捐赠或合作投资的设备，业务主管部门要及时按要求办理资产入账和财务入账手续，纳入学校固定资产管理。

第五章  合同订立与执行

第二十三条  供应商确定后，由资产管理处或委托的采购代理机构向中标供应商发出中标通知书，在规定时间内，按照采购文件、投标文件以及招标过程中的相关承诺订立合同。

（一）合同应采取书面形式，加盖合同专用章后生效；

（二）购买服务合同，应明确购买服务的范围、标的、数量、质量要求以及服务期限、资金支付方式、权利义务和违约责任等内容，严禁转包行为。

第二十四条  合同签订后，业务主管部门必须明确相对固定的管理或操作人员，通过学习培训尽快熟悉厂商提供的技术资料。

第二十五条  资产管理处会同业务主管部门和使用单位或由社会代理机构按照合同条款对其品名、规格、型号、数量、质量进行全面验收，并出具验收报告。

第二十六条  经费结算。

（一）凭供货单位出具的发票、合同、验收单（属于固定资产的）等，按规定的程序办理报销手续；

（二）验收不合格，不得办理结算手续，由资产管理处按合同条款及时向供货单位联系退货、更换等事宜；

（三）合同质保期满后若无质量问题，业务主管部门根据合同规定退付质保金，按财务有关规定支付。

第二十七条  资产管理处应当妥善保管各项采购的文件资料。

（一）采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、招标文件、评审报告、成交供应商确定文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料；

（二）重要采购文件应移交学校档案室长期保存。

第六章  监督与检查

第二十八条  学校实行采购活动责任追究机制，按照“花钱必问效、无效必问责”的原则，对参与采购工作的成员违反本办法规定有下列行为之一的，按学校有关规定进行处理；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

（一）收受采购社会代理机构、供应商、其他利害关系人的财物或者其他不正当利益的；

（二）对在立项中不认真负责，给学校造成浪费或经济损失；

（三）采购（考察）报告中弄虚作假或有不正当倾向性意见的；

（四）明知与供应商有利害关系而不依法回避的；

（五）其它违反采购规范，严重损害学校利益的行为。

第七章  附  则

第二十九条  本办法由资产管理处负责解释。

第三十条  本办法自发布之日起执行，此前颁布的同类文件同时废止。

    附件：山东管理学院采购流程